Regulamin określa warunki zgłoszenia oraz udziału w Wydarzeniu pod nazwą: „Hydrogen Mixer”.

1. Definicje:
   
   1) Wydarzenie: Hydrogen Mixer – międzynarodowe spotkanie dedykowane przede wszystkim samorządom, organizacjom samorządowym, stowarzyszeniom oraz przedsiębiorcom produkcyjnym i usługowym z branży wodorowej, które odbędzie się we wtorek, 19 listopada 2024 r., w Zielonej Górze (Rzeczpospolita Polska), zwana w dalszej części dokumentu „Wydarzeniem”.
   
   2) Uczestnicy Wydarzenia: Uczestnicy zarejestrowani do dnia 30 października 2024 r. włącznie, dzielą się na następujące kategorie podmiotów: Organizator Wydarzenia, Współorganizatorzy Wydarzenia, Partnerzy, Sponsorzy, Instytucje i jednostki publiczne, Kluczowi Uczestnicy, Firmy producentów, Dostawcy. Koordynator po zamknięciu rejestracji decyduje do której kategorii, o których mowa powyżej zostanie przypisany dany podmiot deklarujący wolę udziału w Wydarzeniu.
   
   3) Współorganizatorzy, Partnerzy, Sponsorzy: Podmioty zakwalifikowane przez Organizatora do udziału w Wydarzeniu po uprzednim zawarciu odpowiednich umów, zwane w dalszej części dokumentu „Podmiotami wspierającymi Wydarzenie”.
   
   4) Goście: Uczestnicy Wydarzenia zarejestrowani w terminie od dnia 31 października 2024 r. do 8 listopada 2024 r., którzy będą korzystać z programu niespersonalizowanego oraz których obejmą warunki inne niż te przyznane Uczestnikom Wydarzenia.
   
   5) Stoły rotacyjne: Stoły do spotkań, podczas których Uczestnicy Wydarzenia i Goście będą mieli możliwość porozmawiać przede wszystkim z przedstawicielami firm OEMS/EPC, Dostawców, Instytucji z branży energetycznej, samorządów. Każdy stół rotacyjny podczas jednej sesji przewiduje miejsce na maksymalnie ośmiu (8) Przedstawicieli i jednego (1) Moderatora.
   
   6) Moderator: osoba administracyjna obsługująca na stałe jeden Stół Rotacyjny, mówiąca biegle w języku polskim oraz angielskim.
   
   7) Formularz Zgłoszeniowy: formularz służący do zgłoszenia udziału w Wydarzeniu i Rejestracji oraz umożliwiający Uczestnikom Wydarzenia oraz Gościom zakup biletu na Wydarzenie, umieszczony na stronie internetowej Wydarzenia: www.h2mixer.pl
   
   8) Kluczowi uczestnicy: podmioty sektorowe, które mają swój stół do spotkań dwustronnych z wcześniejszą rezerwacją. Koordynator ma prawo zrobić pewne wyjątki co do firmy, które należą do tej kategorii.
   
2. Organizator i Współorganizatorzy Wydarzenia.
   
   1) Główny Organizator Wydarzenia jest: Lubuskie Stowarzyszenie Wodoru i Biometanu H2OZE, (adres: ul. Ogrodowa 9, 68-120 Iłowa), wpisane do Rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotne pod numerem KRS: 0001053514, posiadające numery NIP 9241923449, REGON 526138748, zwane w dalszej części „Organizatorem”.
   
   2) Współorganizatorem Wydarzenia jest: Stowarzyszenie Dolnośląska Dolina Wodorowa z siedzibą we Wrocławiu (adres:ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 74 lok. 320, 50-020 Wrocław), posiadające
   numery NIP 8971906262, KRS 0000972699, REGON 522074419, zwany dalej „Współorganizatorem”.
   
   3) Drugim Współorganizatorem i koordynatorem Wydarzenia jest: Spółka BGC Group Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą we Wrocławiu, (adres: ul. Ks. Piotra Wawrzyniaka 6, 53-022 Wrocław), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001003380, posiadająca numery NIP: 8992681839, REGON: 021094068, kapitał akcyjny: 1 302 000,00 zł, , zwana dalej „Koordynatorem”
   
3. Wydarzenie będzie się składało z następujących części:
   
   1) Prezentacje,
   
   2) Panele dyskusyjne,
   
   3) Spotkania rotacyjne –spotkania Uczestników Wydarzenia i Gości przy stołach rotacyjnych w formie sesji, podczas których Uczestnicy Wydarzenia i Goście będą mieli możliwość przedstawienia się, krótkiej prezentacji i rozmowy przede wszystkim z przedstawicielami firm OEMS/EPC, Dostawców, Instytucji z branży energetycznej, samorządów. Jedna sesja spotkania trwać będzie 20 minut, podczas której każdy Uczestnik Wydarzenia lub Gość będzie miał ok. 2,5 minuty na zaprezentowanie siebie i Firmy, Organizacji lub Stowarzyszenia które reprezentuje. Po zakończeniu każdej sesji spotkania Uczestnicy Wydarzenia oraz Goście przesiądą się do kolejnego stolika, zgodnie ze swoim „zindywidualizowanym programem. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w spotkaniach przy stolikach rotacyjnych w zależności od możliwości logistycznych, wymogów organizacyjnych oraz nieprzewidzianych zmian Uczestników Wydarzenia i Gości oraz ich Przedstawicieli.
   
   4) Spotkania dwustronne z wcześniejszą rezerwacją – w Wydarzeniu uczestniczyć będą oficjalne delegacje Samorządów i Firm o istotnym znaczeniu przemysłowym dla branży wodorowej i energetycznej określane jako Kluczowi Uczestnicy. Kluczowi Uczestnicy będą mieć miała prawo zaakceptować lub odrzucić skierowaną do niej prośbę o spotkanie. Jedna sesja spotkania dwustronnego trwać będzie 20 minut. Firmy, które zakończą procedurę rejestracji otrzymają od Koordynatora listę Kluczowych Uczestników, do których będą mogły skierować prośbę o spotkanie. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w spotkaniach dwustronnych z wcześniejszą rezerwacją w zależności od możliwości logistycznych, wymogów organizacyjnych oraz nieprzewidzianych zmian Uczestników Wydarzenia i Gości oraz ich Przedstawicieli.
   
4. Rejestracja.
   
   1) Aby wziąć udział w Wydarzeniu, szczególnie w Spotkaniach, o których mowa w punkcie 3 ust. 1) i 2), należy:
   
   a) dokonać zakupu biletu oraz uiścić inne opłaty, o których mowa w punkcie 4,
   
   b) zgłosić swój udział poprzez przesłanie wypełnionego Formularza Zgłoszeniowego, który dostępny jest na stronie internetowej: www.h2mixer.pl w terminie nie później niż do dnia 31 października 2024 r.
   
   2) Szczegóły dotyczące zgłoszenia będą określone w zaproszeniu lub na stronie internetowej Organizatora.
   
   3) Uczestnicy, którzy dokonają zgłoszenia w terminie od 31 października 2024 r. do 8 listopada 2024 r. zostaną zakwalifikowani do grupy “Gości” i objęci zostaną programem “niespersonalizowanym”.
   
   4) Dokonanie zgłoszenia po 30 października 2024r. nie gwarantuje udziału w Wydarzeniu. W takim
   wypadku Koordynator zastrzegają możliwość zaakceptowania zgłoszenia lub odmowy udziału w Wydarzeniu, wedle swojego wyboru.
   
5. Cennik biletów na Wydarzenie
   
   Rodzaje pakietów udziału w Wydarzeniu wraz ze specyfikacją oraz wykaz innych opłat zostaną opublikowane na stronie internetowej www.h2mixer.p oraz umieszczone w Formularzu Zgłoszeniowym.
   
6. Cena biletu obejmuje:
   
   1) wstęp na Wydarzenie i udział w Prezentacjach, Panelach Dyskusyjnych oraz Spotkaniach (rotacyjnych lub dwustronnych) organizowanych w ramach Wydarzenia, zgodnie z nin. Regulaminem;
   
   2) usługi cateringowe „food & drink” (bufet na ciepło i na zimno);
   
   3) wsparcie ze strony pracowników obsługi Wydarzenia
   
   4) usługi tłumaczenia ustnego języka: angielskiego i polskiego na miejscu
   
   5) zestaw materiałów reklamowych z Wydarzenia
   
   6) parking bezpłatny niestrzeżony na terenie Wydarzenia, w miejscu wskazanym przez Organizatora, do wyczerpania limitu miejsc; o dostępności miejsc parkingowych decyduje kolejność przybycia Uczestników i Gości na Wydarzenie.
   
7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany warunków uczestnictwa w Wydarzeniu, dokonywania indywidualnych uzgodnień z poszczególnymi Uczestnikami Wydarzenia lub Gośćmi, przyznawania zniżek lub rabatów, co nie będzie powodowało zmiany stosunków pomiędzy Organizatorem i Współorganizatorem Wydarzenia a pozostałymi Uczestnikami Wydarzenia i Gośćmi.
   
8. Ilość dostępnych miejsc na Wydarzenie jest ograniczona. W przypadku wyczerpania liczby wolnych miejsc dla Uczestników Wydarzenia i Gości Organizator ma prawo zakończyć proces rejestracji przed dniem 30 października 2024 r., informując o tym w wybrany przez siebie sposób.
   
9. Osoby, które nie dokonały rejestracji lub nie dokonały zapłaty za bilet w terminie do 12 listopada 2024r. , nie będą mogły wziąć udziału w Wydarzeniu.
   
10. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian dotyczących warunków i programu Wydarzenia. O ewentualnych zmianach Organizator poinformuje na stronie internetowej Wydarzenia, drogą mailową lub telefonicznie (w przypadku zarejestrowanych Uczestników Wydarzenia lub Gości). Każdy Uczestnik Wydarzenia oraz Gość otrzyma indywidualny Program uczestnictwa w Wydarzeniu i w poszczególnych jego częściach podczas rejestracji w dniu Wydarzenia.
    
11. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do niniejszego Regulaminu. Zmiany te zaczną obowiązywać ze skutkiem natychmiastowym, po poinformowaniu Uczestników Wydarzenia poprzez umieszczenie zmienionego Regulaminu na stronie internetowej Wydarzenia lub w inny, dowolny sposób wedle wyboru Organizatora.
    
12. W wypadku ogłoszenia na terenie Rzeczpospolitej Polskiej lub na terenie Województwa Lubuskiego stanu epidemii lub pandemii, stanu wyjątkowego, stanu klęski żywiołowej lub innego stanu wyjątkowego, w celu umożliwienia przeprowadzenia Wydarzenia w czasie obowiązywania ograniczeń związanych ze stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemiologicznego, Organizator może zorganizować Wydarzenie w sposób hybrydowy, tj. z dodatkową opcją uczestnictwa w Wydarzeniu lub jego niektórych częściach za pomocą środków porozumiewania się na odległość (forma online). Jeżeli będą tego wymagały ograniczenia obowiązujące na terenie Rzeczpospolitej Polskiej lub na terenie Województwa Lubuskiego lub jeżeli będzie tego wymagało dobro Uczestników Wydarzenia i Gości, Organizator może zarządzić dla poszczególnych Uczestników lub Gości lub poszczególnych kategorii Uczestników wyłączność udziału w Wydarzeniu w formie online.
    
13. Zgłoszenie uczestnictwa w wydarzeniu „Hydrogen Mixer” jest równoznaczne z wyrażeniem przez Panią /Pana zgody na przetwarzanie przez Organizatora, Współorganizatora i Koordynatora wydarzenia podanych w Formularzu Zgłoszeniowym danych osobowych, w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków Organizatora, Współorganizatora i Koordynatora wyłącznie w celu związanym z udziałem w Wydarzeniu, przez okres niezbędny do realizacji wszystkich obowiązków Organizatora, Współorganizatora i Koordynatora związanych z organizacją Wydarzenia, jednak nie później niż do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu „Hydrogen Mixer”.
    
14. Zgłoszenie uczestnictwa w wydarzeniu „Hydrogen Mixer” jest równoznaczne z wyrażeniem przez Panią /Pana zgody na przetwarzanie przez Koordynatora Wydarzenia podanych w Formularzu Zgłoszeniowym danych osobowych, w celach marketingowych związanych z promocją produktów i usług oferowanych przez podmioty wchodzące w skład grupy spółek Bosetti&Stokłosa Consulting do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych.
    
15. Dane zgłoszonych Uczestników Wydarzenia i Gości są przetwarzane przez Organizatora, Współorganizatora i Koordynatora Wydarzenia i mogą zostać udostępnione do przetwarzania Głównemu Sponsorowi, i Partnerom Wydarzenia do przetwarzania wyłącznie w niezbędnym zakresie i wyłącznie do celów związanych z Wydarzeniem, w tym również do celów marketingowych. Wykaz podmiotów, którym dane osobowe Uczestników Wydarzenia i Gości przekazanych w Formularzu Zgłoszeniowym będą udostępniane do przetwarzania w wyżej opisanym celu, zostanie udostępniony przez Organizatora) na stronie internetowej Wydarzenia www.h2mixer.pl najpóźniej w dniu Wydarzenia.
    
16. Organizator, Współorganizator i Koordynator oraz Spółki wchodzące w skład grupy Bosetti&StokłosaConsulting realizując cele i zadania związane z organizacją Wydarzenia „Hydrogen Mixer” przetwarzają Pani/Pana dane osobowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. W celu dopełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1). – zwanego dalej RODO, Organizator, Współorganizator i Koordynator zapewniają możliwość zapoznania się z pełnymi Klauzulami informacyjnymi odpowiednio Organizatora, Współorganizatora i Koordynatora dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, umieszczonymi na stronie internetowej Wydarzenia: www.h2mixer.pl.
    
17. Zgłoszenie uczestnictwa w Wydarzeniu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie przez Organizatora, Współorganizatora i Koordynatora logo i nazwy Uczestnika Wydarzenia, a także przetwarzaniem wizerunku uczestników Wydarzenia, w celach związanych z promocją Wydarzenia, jego organizacją oraz informowaniu o Wydarzeniu. Organizator i Koordynator zastrzegają sobie prawo do pozyskania i wykorzystania nazwy oraz logo firmy Uczestnika Wydarzenia w materiałach marketingowych wykorzystywanych w celu promocji Wydarzenia, przedkładając listę zarejestrowanych firm, zwanych Uczestnikami Wydarzenia. Jeśli Uczestnik nie wyraża zgody na powyższe i chce, aby jego logo zostało usunięte z materiałów marketingowych Wydarzenia, zobowiązany jest zgłosić swoje żądanie wyraźnie w formie dokumentowej, poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres e-mail: mixer@bosetti.pl , najpóźniej do dnia 10 listopada 2024r.
    
    
18. Organizator, Współorganizator i Koordynator zobowiązują się wykorzystywać dostępne zasoby w należyty sposób, przy czym nie rodzi to obowiązku zagwarantowania ani Organizator, Współorganizator i Koordynator nie gwarantują Uczestnikom Wydarzenia osiągnięcia jakichkolwiek rezultatów biznesowych w związku z udziałem w Wydarzeniu.
    
19. Płatności za zakup biletów na Wydarzenie i dokonanie innych opłat,, do których zobowiązany jest Uczestnik Wydarzenia na podstawie indywidualnych uzgodnień dokonanych z Organizatorem lub Koordynatorem, będą dokonywane przelewem bankowym. Koordynator udostępni 2 rachunki bankowe, na których będą dokonywane płatności, w następujących walutach: PLN (złoty polski) i EUR (Euro). Numery rachunków bankowych wraz z danymi do przelewów międzynarodowych, Uczestnik otrzyma drogą mailową, na adres wskazany w Formularzu Zgłoszeniowym, po zakończonym pozytywnie procesie rejestracyjnym na Wydarzenie (Etap A i B). W celu potwierdzenia rejestracji, w ciągu 36 godzin od zakończenia rejestracji, Uczestnik Wydarzenia zobowiązanych jest do przesłania potwierdzenia dokonania wpłaty na adres e-mail: mixer@bosetti.pl
    
20. Organizator i Koordynator imprezy nie ponoszą odpowiedzialności za pośredników odpowiedzialnych za realizację ww. przelewów bankowych (instytucje bankowe, finansowe itp.).
    
21. Organizator i Koordynator zastrzegają sobie prawo zmiany terminu i miejsca Wydarzenia w przypadku działania siły wyższej lub wystąpienia nadzwyczajnych losowych przypadków i okoliczności, niemożliwych do przewidzenia. Siła wyższa w rozumieniu niniejszego Regulaminu oznacza wszelkie nieprzewidywalne sytuacje lub zdarzenia, o charakterze wyjątkowym, pozostające poza kontrolą Organizatora, Współorganizatora lub Koordynatora, uniemożliwiające Organizatorowi lub Współorganizatorowi i lub Koordynatorowi wywiązania się z obowiązków określonych postanowieniami nin. Regulaminu, , nie wynikające z winy, błędu lub rażącego niedbalstwa Organizatora, Współorganizatora lub Koordynatora. W takim wypadku Uczestnikom Wydarzenia nie przysługuje żadne odszkodowanie lub roszczenie o zwrot kosztów zakupu biletów lub wniesienia innych opłat.
    
22. Organizator i/lub Koordynator ma prawo odwołać Wydarzenie, przy czym zobowiązany jest poinformować niezwłocznie o tym fakcie Uczestników Wydarzenia. W takim wypadku zgłoszenia rejestracyjne będą uznane za anulowane, a Organizator zobowiązany będzie do zwrotu Uczestnikom Wydarzenia jedynie kwot wpłaconych tytułem biletów na Wydarzenie bez obowiązku wypłaty jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia lub odszkodowania, w szczególności zwrotu innych kosztów poniesionych przez Uczestnika Wydarzenia.
    
23. W przypadku, gdy Uczestnik Wydarzenia zrezygnuje z udziału w Wydarzeniu lub nie weźmie udziału w Wydarzeniu z przyczyn niezależnych od Organizatora lub Koordynatora, nie będzie uprawniony do żądania zwrotu kwoty wpłaconej tytułem biletów na Wydarzenie )., a ponadto Uczestnikowi Wydarzenia nie będzie przysługiwało roszczenie o zapłatę odszkodowania i żądanie zwrotu innych kosztów poniesionych przez Uczestnika Wydarzenia.
    
24. Koordynator zastrzega sobie prawo odmowy udziału Uczestnika w Wydarzeniu bez konieczności uzasadniania swojej decyzji.
    
25. Organizator i Koordynator nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne szkody wyrządzone Uczestnikom Wydarzenia przez osoby trzecie, w szczególności przez innych Uczestników Wydarzenia. Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do posiadania we własnym zakresie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, pokrywającego wszelkie szkody, jakie mogą zostać wyrządzone osobom trzecim przez nich samych, ich pracowników lub osoby działające na ich zlecenie lub w ich imieniu, lub też w wyniku czynności wykonywanych przez ich pracowników oraz osoby działające na ich zlecenie lub w ich imieniu. Ponadto Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do posiadania we własnym zakresie ubezpieczenia pokrywającego wszelkie szkody w urządzeniach i materiałach będących ich własnością, jakie przywiozą ze sobą na Wydarzenie. Organizator ani Koordynato nie biorą odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestników Wydarzenia pozostawione na terenie Wydarzenia lub w szatni.
    
26. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieobecność innych Uczestników Wydarzenia lub za odwołanie uczestnictwa w Wydarzeniu przez Uczestników. Organizator nie gwarantuje, że na spotkaniach dwustronnych będą obecne delegacje OEMS/EPC/– Udział w Wydarzeniu jest dobrowolny.
    
27. Jakiekolwiek naruszenie postanowień niniejszego Regulaminu przez Uczestnika Wydarzenia, może pociągnąć za sobą pozbawienie Go przez Organizatora lub Koordynatora prawa uczestniczenia w Wydarzeniu, przy czym Organizator lub Koordynator zobowiązany jest poinformować o powyższym Uczestnika w formie dokumentowej. W takim wypadku Uczestnikowi nie przysługuje zwrot poniesionych kosztów ani odszkodowanie.
    
28. Uczestnik dokonując rejestracji akceptuje postanowienia i warunki niniejszego Regulaminu.
    W przypadku sporu Uczestnik w pierwszej kolejności zobowiązany jest zgłosić swoje żądanie Organizatorowi oraz podjąć próbę polubownego jego rozwiązania. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia polubownego, sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu jest sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
    
29. Oficjalnym językiem wydarzenia jest język polski i angielski.
    
30. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.
    
31. Regulamin wchodzi w życie i obowiązuje wszystkich Uczestników Wydarzenia od dnia publikacji Regulaminu na stronie internetowej Wydarzenia.
    
    Wrocław, dn. 05.10.2024 r.